Você pretende ou está produzindo um evento esportivo e quer captar patrocinadores, mas ainda não sabe muito bem como fazer isso? Já demos algumas dicas antes sobre o primeiro passo para o seu evento esportivo ser um sucesso: o planejamento. Agora vamos para o segundo passo: a captação de patrocínio.

Para um evento de sucesso, os patrocinadores são fundamentais! Eles trazem visibilidade e auxiliam para você alcançar os resultados que você deseja! Analise o perfil do público, os produtos que você têm para entregar para os patrocinadores, crie estratégias e vá para o campo de ação para encontrá-los!

Veja abaixo como se organizar para fazer essa captação e gestão com qualidade.

Antes de mais nada: planejamento

Lá no planejamento nós vimos que a competição tem que ter um objetivo e um público alvo. O perfil dos participantes do evento vai dizer muito do perfil dos patrocinadores que você deve procurar. Se ainda não leu sobre planejamento, recomendamos entender esse ponto para uma melhor organização do seu evento.

Os patrocinadores e o público-alvo

O patrocinador deve ser compatível com o público do evento esportivo. O esporte consegue promover e transformar uma marca em um grande sucesso ou um grande fracasso, então tenha cuidado para encontrar nos seus patrocinadores os valores que você precisa. Por exemplo, se a sua competição vai ter perfil de base, seria bom ter um patrocinador que busque interessados em adquirir produtos de crianças ou adolescentes.

Tenha produtos para oferecer para o patrocinador

Já sabendo do perfil do seu patrocinador, agora você precisa saber o que pode oferecer para ele em troca do patrocínio no seu evento. Você pode oferecer a exposição da marca em placas; backdrops; em publicidades nas redes sociais do campeonato; etc. Tente sempre oferecer mais que o básico.

E para mostrar o que você tem a oferecer no seu evento esportivo, você PRECISA ter um mídia kit. O mídia kit é um material muito importante para que os produtos que serão oferecidos fiquem claros para quem está apoiando a competição. Ele deve ter, em um formato visual, o que você quer entregar, como você quer entregar, o que é o evento e qual é o seu público. Faça o mídia kit bem limpo, bonito e fácil de entender.

Com esse mídia kit na mão, vamos para a estratégia de captação.

A captação de patrocínios

A estratégia de captação deve ser traçada de acordo com o perfil do patrocinador, dos produtos disponíveis e dos meios usados que você tem para essa captação.

Como você pretende chegar nesse patrocinador? Ela será feita por e-mail? Então mande um material que a pessoa entenda o evento, os objetivos dele e por que é interessante para a empresa apoiá-lo. A estratégia será um contato presencial? Certifique-se antes de ir à empresa do patrocinador de que ele estará no local e estará com disponibilidade para conversar com você.

Mas antes de ir pra campo, monte a sua lista de desejos. Coloque em ordem de prioridades os patrocinadores que você deseja captar. Assim, você gasta mais energia nos patrocinadores que fazem mais sentido para você.

Ao ter sua estratégia desenhada, vamos para campo de ação.

O tempo usado para a captação

Traçe um tempo necessário para realizar cada uma das ações da sua lista de desejos e prioridades. Pense sempre no momento certo para entrar com contato com esse patrocinador. O tempo da sua captação está tanto em função das suas necessidades quanto das necessidades do patrocinador. O dia que você pode conversar pode não ser o dia que ele terá disponibilidade, precisando assim de alguns dias a mais nesse cronograma.

Produza materiais adequados para cada meio que você vai usar. Você vai enviar por e-mail? Faça um conteúdo mais aprofundado, com mais detalhes. Vai ser rede social? Faça um conteúdo mais resumido, mais ágil, que chame a atenção para um outro momento em que será mais detalhado. Pense as estratégias de acordo com os canais que você vai usar. As redes sociais têm um alcance muito legal, não deixe elas de fora.

O meio em que você alcançará o patrocinador também influencia o tempo usado para a captação. O tempo de contato físico ou pela internet são diferentes.

A captação pode ser feita antes, durante e após o evento

Existem patrocinadores que entram para momentos específicos de um evento. O patrocinadores podem entrar somente para a abertura, para a final de um campeonato, alguns ficam o campeonato todo. Isso vai variar conforme as necessidades do patrocinador!

Você deve entender qual o momento mais adequado - antes, durante ou após o evento - para captar determinados patrocinadores, se baseando na sua necessidade e no objetivo do seu patrocinador. 

Monitore e garanta a entrega de tudo que foi prometido.

Você deve traçar como vai entregar para os patrocinadores os produtos que foram adquiridos. Controle bem as entregas e crie um check-list uma planilha, medições ou tópicos onde você consiga mostrar os resultados da entrega dos produtos que você ofereceu e se propôs a entregar para os patrocinadores. Coloque um responsável para administrar diariamente se todos os produtos estão sendo entregues.

Ao garantir que esse produto foi entregue, guarde uma evidência de que ele foi entregue. Ao final da competição, você tem que ter os dados disso para comprovar que realizou todas as entregas que você prometeu. Assim, esses patrocinadores criam confiança em você e continuam sendo seus patrocinadores num próximo evento.

Crie métricas que mostrem o resultado entregue aos patrocinadores

O patrocínio deve ser visto como um ganha-ganha: o seu evento ganha e o seu patrocinador também. Se o patrocínio só for bom para um dos lados, a parceria não dura muito tempo.

Você deve monitorar e ter as entregas organizadas.Use o check-list que você criou para mostrar os resultados da entrega dos produtos. Você pode montar uma apresentação ao final do evento para mostrar as entregas para o patrocinador. Assim, você demonstra que alcançou todos as  entregas propostas, mostra sua organização e já pode trabalhar a renovação do contrato com o patrocinador.

Um patrocinador bom é aquele que entra no começo do seu projeto e dá continuidade no seu projeto. Ele amplia o patrocínio e ao longo do tempo consegue ter tanto resultado com seu evento esportivo que vocês dois ganham juntos!

Venda somente o que você entrega

Não prometa para o patrocinador coisas que você não consegue fazer. Seja transparente com ele e ofereça o que você tem ou o que planeja ter. A verdade é fundamental para conseguir manter a confiança e poder renovar esse patrocínio num próximo momento.

Seja realista e se tiver mais sucesso que o planejado, mostre para ele no final do evento sobre os resultados alcançados. Use o material para mostrar as entregas propostas e aproveite para falar dos resultados além do esperado!

Você pode transformar o sucesso do patrocinador com  o seu evento em um case de sucesso que pode te levar a conseguir outros patrocinadores maiores! 

Agora que você já sabe as melhores maneiras de fazer a divulgação da sua competição, tirar o evento do papel ficou fácil! Mas mais fácil ainda é usar a plataforma que te auxilia e facilita o seu trabalho em todas as etapas!

Crie agora seu campeonato e comprove!